Der Brief der Berufsgenossenschaft liegt auf dem Tisch, oder die Gewerbeaufsicht steht unangekündigt in der Tür – und plötzlich entscheidet sich, ob Ihr Arbeitsschutz ein System ist oder ein Stapel Papier. Diese Checkliste zeigt, welche Unterlagen verlangt werden und wie Sie den Termin entspannt überstehen.
Wer kontrolliert überhaupt?
Zwei Instanzen: die Aufsichtspersonen der Berufsgenossenschaft (meist angekündigt, oft anlassbezogen nach Unfällen oder im Rahmen von Schwerpunktaktionen) und die staatliche Arbeitsschutzbehörde – je nach Bundesland Gewerbeaufsicht oder Amt für Arbeitsschutz, die auch unangekündigt kommen darf. Beide haben Zutrittsrecht und dürfen Unterlagen einsehen.
Die zehn Unterlagen, die fast immer verlangt werden
- Gefährdungsbeurteilungen – aktuell, inklusive psychischer Belastung
- Unterweisungsnachweise aller Beschäftigten mit Datum und Inhalten
- Nachweis der sicherheitstechnischen und betriebsärztlichen Betreuung (DGUV Vorschrift 2)
- Prüfnachweise für Arbeitsmittel – von der Leiter bis zur Anlage
- Prüfprotokolle elektrischer Betriebsmittel (DGUV Vorschrift 3)
- Gefahrstoffverzeichnis mit Sicherheitsdatenblättern
- Betriebsanweisungen zu Maschinen und Gefahrstoffen
- Organisation der Ersten Hilfe – Ersthelfer, Verbandbuch, Aushänge
- Brandschutz: Flucht- und Rettungswegpläne, Brandschutzhelfer, Prüfung der Feuerlöscher
- Vorsorgekartei zur arbeitsmedizinischen Vorsorge
Verhalten im Termin: drei Regeln
Erstens: kooperieren statt blockieren – die Aufsichtsperson entscheidet über Auflagen, und der Ton macht die Frist. Zweitens: nur beantworten, was gefragt wird, aber ehrlich. Drittens: Zusagen notieren und nachweisbar abarbeiten – ein sauber dokumentierter Maßnahmenplan nach dem Termin ist die halbe Miete.
Seit 2026 wird häufiger kontrolliert
Das Arbeitsschutzgesetz schreibt den Ländern seit dem Arbeitsschutzkontrollgesetz eine Mindestbesichtigungsquote vor. Beginnend mit dem Kalenderjahr 2026 müssen die Arbeitsschutzbehörden jedes Jahr mindestens 5 Prozent der Betriebe im Land besichtigen (§ 21 Absatz 1a ArbSchG). Die Länder dürfen davon nicht abweichen.
Ausgewählt wird nicht per Los: Die Behörden müssen bei der Auswahl Art und Umfang des betrieblichen Gefährdungspotenzials berücksichtigen. Wer Maschinen, Gefahrstoffe oder ein auffälliges Unfallgeschehen hat, steht weiter oben auf der Liste. Seit 2023 übermitteln die Länder ihre Besichtigungsergebnisse zudem elektronisch an die zuständige Berufsgenossenschaft.
Was die Aufsicht darf – und was Sie dürfen
Die Befugnisse stehen in § 22 ArbSchG. Die Aufsichtspersonen dürfen während der Betriebs- und Arbeitszeiten:
- Betriebsstätten, Geschäfts- und Betriebsräume betreten, besichtigen und prüfen
- Einsicht in die geschäftlichen Unterlagen nehmen
- Anlagen, Arbeitsmittel und persönliche Schutzausrüstung prüfen, Messungen vornehmen und Unfallursachen untersuchen
- die Begleitung durch den Arbeitgeber oder eine beauftragte Person verlangen
Sie sind verpflichtet, die Aufsicht dabei zu unterstützen. Außerhalb der Arbeitszeiten und in Wohnungen sind die Befugnisse ohne Einverständnis auf dringende Gefahren beschränkt.
Ein Recht, das kaum jemand kennt: Fragen, deren Beantwortung Sie selbst oder nahe Angehörige der Gefahr eines Straf- oder Bußgeldverfahrens aussetzen würde, dürfen Sie verweigern. Darauf muss die Behörde hinweisen (§ 22 Absatz 1 ArbSchG).
Nach dem Termin: die Anordnung
Stellt die Behörde Mängel fest, kann sie im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen zu treffen sind (§ 22 Absatz 3). Spätestens hier sollte der Maßnahmenplan stehen: Wer eine vollziehbare Anordnung missachtet, riskiert bis 30.000 Euro Bußgeld – und bei beharrlicher Wiederholung ein Strafverfahren. Mehr dazu unter Bußgelder und Haftung im Arbeitsschutz.
Der Unterschied zwischen Suchen und Klicken
Alle zehn Punkte dieser Liste sind in einem digitalen Arbeitsschutz-System ein Export-Klick: Gefährdungsbeurteilungen versioniert, Unterweisungen mit Zertifikat, Prüffristen mit Historie, Gefahrstoffverzeichnis tagesaktuell. Genau dafür gibt es unsere Leistungsbereiche – damit der Kontrolltermin ein Termin ist und kein Ausnahmezustand.
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Häufige Fragen zur Kontrolle
Darf die Arbeitsschutzbehörde unangekündigt kommen?
Ja. § 22 Absatz 2 ArbSchG erlaubt das Betreten und Besichtigen während der Betriebs- und Arbeitszeiten ohne vorherige Ankündigung.
Wie oft wird kontrolliert?
Seit 2026 müssen die Länder jährlich mindestens 5 Prozent der Betriebe besichtigen. Welche, richtet sich nach dem Gefährdungspotenzial.
Muss ich alle Fragen beantworten?
Nein. Fragen, deren Beantwortung Sie oder nahe Angehörige der Gefahr eines Straf- oder Bußgeldverfahrens aussetzen würde, dürfen Sie verweigern. Die Behörde muss Sie darauf hinweisen.
Wer muss beim Termin dabei sein?
Die Aufsicht kann die Begleitung durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person verlangen. Sinnvoll ist jemand, der die Unterlagen kennt und Zusagen treffen kann.
Was passiert, wenn Mängel festgestellt werden?
Meist folgt ein Schreiben mit Fristen. Die Behörde kann Maßnahmen auch verbindlich anordnen; wer eine vollziehbare Anordnung missachtet, riskiert bis 30.000 Euro Bußgeld.
Prüfen Berufsgenossenschaft und Behörde dasselbe?
Nicht ganz. Die Behörde überwacht das staatliche Arbeitsschutzrecht, die Berufsgenossenschaft vor allem ihre Unfallverhütungsvorschriften. Beide arbeiten nach einer gemeinsamen Beratungs- und Überwachungsstrategie und tauschen Ergebnisse aus.
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 21 und 22 Arbeitsschutzgesetz, § 25 Arbeitsschutzgesetz. Dieser Beitrag ersetzt keine Beratung im Einzelfall.