Die Gefährdungsbeurteilung ist das Fundament des Arbeitsschutzes – und der Punkt, an dem die meisten Betriebe scheitern. Nicht, weil sie zu schwer wäre, sondern weil sie im Alltag untergeht. Dieser Artikel klärt die wichtigsten Fragen: Wer braucht sie, was droht ohne, und wie wird sie machbar.
Pflicht ab dem ersten Beschäftigten
§ 5 Arbeitsschutzgesetz ist eindeutig: Jeder Arbeitgeber muss die Gefährdungen für seine Beschäftigten beurteilen – ab dem ersten Mitarbeiter, unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Es gibt keine Bagatellgrenze, keine Ausnahme für Büros und keine Schonfrist für Gründer. Auch der Zwei-Mann-Handwerksbetrieb und die Arztpraxis mit einer Angestellten sind in der Pflicht.
Was passiert ohne?
Im Normalbetrieb: erstmal nichts. Genau das macht die Sache tückisch. Die Rechnung kommt zu den unpassendsten Momenten – bei der Kontrolle durch Berufsgenossenschaft oder Gewerbeaufsicht drohen Auflagen und Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Richtig teuer wird es nach einem Arbeitsunfall: Fehlt die Gefährdungsbeurteilung, stehen Regressforderungen der Unfallversicherung und im Ernstfall strafrechtliche Ermittlungen im Raum. Die Frage ist dann nicht mehr, ob Sie etwas falsch gemacht haben, sondern ob Sie das Gegenteil beweisen können.
Die sieben Schritte – kurz erklärt
- Vorbereiten: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen – vom Lager bis zum Schreibtisch.
- Gefährdungen ermitteln: Maschinen, Gefahrstoffe, Lärm, Bildschirmarbeit, psychische Belastung – systematisch, nicht nach Bauchgefühl.
- Beurteilen: Wie wahrscheinlich ist ein Schaden, wie schwer wäre er?
- Maßnahmen festlegen: nach dem STOP-Prinzip – Substitution vor Technik vor Organisation vor persönlicher Schutzausrüstung.
- Maßnahmen umsetzen: mit Verantwortlichem und Termin. Eine Maßnahme ohne Termin ist ein Wunsch.
- Wirksamkeit prüfen: Hat die Maßnahme das Problem gelöst – oder nur das Papier beruhigt?
- Fortschreiben: Neue Maschine, neuer Arbeitsplatz, neuer Stoff – die Beurteilung wächst mit oder sie veraltet.
Wie oft muss aktualisiert werden?
Das Gesetz nennt keine starre Frist, sondern Anlässe: bei Änderungen im Betrieb, nach Unfällen und Beinaheunfällen, bei neuen Erkenntnissen. In der Praxis hat sich die regelmäßige Überprüfung bewährt – wer sie jährlich einplant, ist auf der sicheren Seite und muss vor keiner Kontrolle zittern.
Digital statt Ordner: der realistische Weg
Das klassische Scheitern sieht so aus: Ein Berater erstellt einmal einen dicken Ordner, der Ordner wandert ins Regal, drei Jahre später weiß niemand mehr, was drinsteht. Der digitale Weg dreht das um: Sie starten mit einer branchenspezifischen Vorlage statt einem leeren Blatt, Maßnahmen bekommen Verantwortliche und Termine, das System erinnert an die Überprüfung – und bei der nächsten Kontrolle exportieren Sie den aktuellen Stand auf Knopfdruck.
Der hartnäckigste Irrtum: „Unter zehn Beschäftigten muss ich nichts aufschreiben“
Diese Aussage hält sich seit Jahren – und sie ist falsch. Die frühere Erleichterung für Kleinbetriebe steht nicht mehr im Gesetz. § 6 Absatz 1 ArbSchG gilt heute ohne Größengrenze:
„Der Arbeitgeber muß über die je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von ihm festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind.“
Drei Dinge müssen also aus Ihren Unterlagen hervorgehen: das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis der Überprüfung. Der letzte Punkt fehlt in der Praxis fast immer – die Wirksamkeitskontrolle ist der häufigste blinde Fleck.
Der Umfang darf klein sein: Bei gleichartiger Gefährdungssituation genügen zusammengefasste Angaben (§ 6 Absatz 1 Satz 2), und für gleichartige Arbeitsbedingungen reicht die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit (§ 5 Absatz 2). Ein Friseursalon braucht keine Beurteilung je Stuhl. Aber er braucht eine.
Die sechs Gefährdungsfaktoren aus dem Gesetz
§ 5 Absatz 3 ArbSchG benennt, woraus sich Gefährdungen „insbesondere“ ergeben können. Diese Liste ist die beste Checkliste, die es für den Einstieg gibt:
- die Gestaltung und Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes
- physikalische, chemische und biologische Einwirkungen
- die Gestaltung, Auswahl und der Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie der Umgang damit
- die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken
- unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten
- psychische Belastungen bei der Arbeit
Der letzte Punkt steht seit 2013 ausdrücklich im Gesetz und wird trotzdem am häufigsten übergangen. Auch die Arbeitszeitgestaltung – Schichtmodelle, Rufbereitschaft, ständige Erreichbarkeit – ist keine Personalfrage, sondern ein Gefährdungsfaktor nach Nummer 4.
Wann die Beurteilung fortgeschrieben werden muss
Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht, dafür klare Anlässe:
- neue oder geänderte Arbeitsplätze, Maschinen, Stoffe oder Verfahren
- nach Unfällen und Beinaheunfällen – besonders nach Beinaheunfällen, weil hier noch nichts passiert ist
- bei neuen arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen oder geänderten Vorschriften
- wenn die Wirksamkeitskontrolle zeigt, dass eine Maßnahme nicht greift
Wer zusätzlich einen festen jährlichen Termin setzt, wird von keiner dieser Situationen überrascht. Der Aufwand dafür ist klein, wenn die Beurteilung ohnehin gepflegt wird – und groß, wenn sie drei Jahre im Regal stand.
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Häufige Fragen zur Gefährdungsbeurteilung
Ab wie vielen Mitarbeitern ist die Gefährdungsbeurteilung Pflicht?
Ab dem ersten Beschäftigten. § 5 ArbSchG kennt keine Bagatellgrenze – weder nach Branche noch nach Betriebsgröße.
Muss ich die Gefährdungsbeurteilung wirklich schriftlich dokumentieren?
Ja. § 6 Absatz 1 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen Ergebnis, Maßnahmen und das Ergebnis der Überprüfung hervorgehen. Die frühere Erleichterung für kleine Betriebe gibt es nicht mehr.
Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?
Immer dann, wenn sich etwas ändert: neue Arbeitsplätze, Maschinen oder Stoffe, nach Unfällen und Beinaheunfällen, bei neuen Erkenntnissen oder Vorschriften. Eine jährliche Überprüfung als fester Termin hat sich bewährt.
Wer darf eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?
Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber. Erstellen darf sie jede fachkundige Person – in der Praxis mit Unterstützung der Fachkraft für Arbeitssicherheit und des Betriebsarztes, die dabei ohnehin mitzuwirken haben.
Muss die psychische Belastung mit beurteilt werden?
Ja, sie ist seit 2013 ausdrücklich in § 5 Absatz 3 Nummer 6 ArbSchG genannt und damit fester Bestandteil – nicht als Kür, sondern als einer von sechs Gefährdungsfaktoren.
Was kostet es, wenn die Gefährdungsbeurteilung fehlt?
Fehlt die Gefährdungsbeurteilung oder ist sie nicht dokumentiert, ist das nach den Arbeitsschutzverordnungen eine Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis 5.000 Euro. Ordnet die Behörde die Erstellung an und geschieht trotzdem nichts, sind bis 30.000 Euro möglich (§ 25 ArbSchG). Teurer wird es nach einem Unfall: Dann geht es um Regressforderungen der Unfallversicherung und um die Frage der Organisationsverantwortung.
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 5 und 6 Arbeitsschutzgesetz. Dieser Beitrag ersetzt keine Beratung im Einzelfall.